RÈGLEMENT No 1
(Règlements généraux)

NOM

1. Nom. Le nom de la personne morale est Association des cycles supérieurs en droit (ACSED) (ci-après « l’Association »), tel qu’il appert des lettres patentes délivrées par le Registraire des entreprises et déposées au registre le 22 février 2007 sous le numéro d’entreprise 1164259476.

BUTS

2. Buts. Les buts poursuivis par l’Association sont de défendre les droits, promouvoir les intérêts et améliorer la condition des étudiantes et étudiants des cycles supérieurs de la Faculté de droit de l’Université de Montréal, tel qu’il appert des lettres patentes délivrées par le Registraire des entreprises et déposées au registre le 22 février 2007 sous le numéro d’entreprise 1164259476.

SIÈGE SOCIAL ET SCEAU

3. Siège social. Le siège social de l’Association est situé au 3101, chemin de la Tour, Pavillon Maximilien-Caron, local A-3439, Montréal, Québec, H3T 1J7, tel qu’il appert des lettres patentes délivrées par le Registraire des entreprises et déposées au registre le 22 février 2007 sous le numéro d’entreprise 1164259476, ou à tout autre endroit que le conseil d’administration de l’Association pourra de temps à autre déterminer.

4. Sceau. Le sceau de l’Association, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire.

MEMBRES

5. Membres. Est membre de l’Association tout étudiant qui est inscrit, à temps plein ou à temps partiel, à un programme de deuxième ou troisième cycle offert à la Faculté de droit de l’Université de Montréal, et qui a dûment payé sa cotisation. Les membres ont le droit de participer à toutes les activités de l’Association, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter. Ils sont éligibles comme administrateurs et dirigeants de l’Association. Les administrateurs dûment élus qui demeurent inscrits pendant 2 trimestres consécutifs pendant l’année académique conservent leur statut de membre de l’ACSED jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante.

6. Cotisation. La cotisation obligatoire est de trente dollars (30,00$) par session ou toute autre somme déterminée par un règlement approuvé par la majorité des membres qui votent lors d’une assemblée extraordinaire ou d’un référendum tenu à cette fin. Elle est payable aux trimestres d’automne et d’hiver seulement. Elle est perçue conformément à la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants, L.R.Q., c. A-3.01. Les cotisations payées ne sont pas remboursables au cas de radiation, de suspension ou de retrait d’un membre. Cette cotisation est répartie de la façon suivante, pour chacun des trimestres où elle est payable : 5,00$ pour le Fonds d’investissement étudiant de la Faculté de droit de l’Université de Montréal (F.I.E.F.D.U.M.), 15,00$ pour le Centre de développement professionnel et le solde à l’Association.

ASSEMBLÉES DES MEMBRES

7. Assemblée annuelle. L’assemblée annuelle des membres de l’Association a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année. Cette date devra être située autant que possible dans les soixante (60) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’Association. L’assemblée annuelle est tenue au siège de l’Association ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration. L’ordre du jour de l’assemblée annuelle comprendra: la réception du bilan et des états financiers annuels de l’Association, l’élection des administrateurs et du président de l’Association et la ratification des règlements adoptés et actes posés par le conseil d’administration et par les dirigeants depuis la dernière assemblée annuelle des membres. Les membres prendront aussi connaissance de toute autre affaire dont l’assemblée pourra être saisie et en disposeront le cas échéant. Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée extraordinaire pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut être saisie une assemblée extraordinaire des membres.

8. Assemblées extraordinaires. Les assemblées extraordinaires des membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil d’administration ou la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’Association. Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins un dixième (1/l0) des membres, et cela dans les dix (10) jours suivant la réception d’une telle demande écrite, qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée extraordinaire. À défaut par le conseil d’administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

9. Avis de convocation. Avis de convocation de chaque assemblée annuelle et de chaque assemblée extraordinaire des membres doit être signifié aux membres par voie d’affichage, par courrier électronique ou par tout autre moyen jugé approprié par le conseil d’administration, au moins sept (7) jours francs avant la date fixée pour l’assemblée. Les irrégularités dans l’avis de convocation ou dans son expédition, l’omission accidentelle de donner un tel avis, ou sa non réception par un membre, n’affectent en rien la validité des procédures à une assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée annuelle peut, mais ne doit pas nécessairement, spécifier les buts de cette assemblée. Cet avis de convocation doit cependant mentionner en termes généraux, tout règlement ainsi que l’abrogation, les amendements ou la remise en vigueur de tout règlement qui doivent être ratifiés à cette assemblée, de même que toute autre affaire dont il serait autrement pris connaissance et disposé à une assemblée extraordinaire. L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire doit mentionner en termes généraux toute affaire dont il doit être pris connaissance et disposé à cette assemblée. L’omission accidentelle dans l’avis de convocation de la mention d’une des affaires qui doivent être prises en considération à l’assemblée n’empêche pas l’assemblée de prendre cette affaire en considération, à moins que les intérêts d’un membre ne soient lésés ou risquent de l’être. Il n’est pas nécessaire de donner un avis de convocation de la reprise d’une assemblée ajournée.

10. Admission à une assemblée. Seules les personnes possédant le statut de membre à la date de la tenue de l’assemblée des membres sont admises à participer à celle-ci. Ce statut pourra être vérifié par tout moyen que le conseil d’administration de l’Association jugera approprié. Des personnes ne possédant pas le statut de membre pourront toutefois être admises à titre d’observateur, sur décision du président de l’assemblée.

11. Quorum. Le quorum nécessaire pour la tenue d’une assemblée des membres est de quinze (15) membres. Il n’est pas nécessaire qu’un quorum subsiste pour toute la durée d’une assemblée.

12. Vote. À une assemblée des membres, les membres présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. Au cas d’égalité des voix, le président d’assemblée a voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que trois (3) des membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président de l’assemblée nomme deux (2) scrutateurs, avec pour fonctions de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat du vote et de le communiquer au président. Les scrutateurs exerceront leur droit de vote en dernier lieu, sous la supervision du président, immédiatement avant de procéder au dépouillement des votes. À moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix validement données.

13. Président et secrétaire d’assemblées. Les assemblées des membres sont présidées par le président de l’Association. C’est le secrétaire de l’Association qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les membres choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée. Toutefois, une personne faisant l’objet d’une procédure de destitution dans le cadre d’une assemblée ne pourra la présider ou agir à titre de secrétaire d’assemblée.

14. Procédure. Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et conduit les procédures sous tous rapports. À cette fin, il veillera à l’application de la version la plus récente du Guide de procédure des assemblées délibérantes préparé par le secrétariat général de l’Université de Montréal.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

15. Nombre. Les affaires de l’Association sont administrées par un conseil d’administration composé de onze (11) membres. Le nombre d’administrateurs de l’Association pourra être modifié, le cas échéant, conformément aux formalités prévues à l’article 87 de la Loi sur les compagnies, L.R.Q., c. C-38.

16. Durée des fonctions. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu. L’assemblée des membres peut toutefois prévoir des modalités différentes.

17. Éligibilité. Seuls les membres de l’Association sont éligibles comme administrateurs. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles. Un administrateur qui perd son statut de membre en cours de mandat perd du même coup son statut d’administrateur. Toutefois, s’il recouvre son statut de membre et que le mandat pour lequel il a été élu n’est pas expiré, il recouvre du même coup son statut d’administrateur.

18. Élection. Les administrateurs sont élus chaque année par les membres au cours de l’assemblée annuelle. Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation. Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection sera faite par scrutin secret à la majorité simple, à moins que l’assemblée ne décide de procéder autrement.

19. Vacances. Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans le conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir et, dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Les vacances au conseil d’administration occasionnées par un nombre insuffisant de candidatures lors des élections pourront être comblées de la même façon et, dans l’intervalle, les administrateurs peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste.

20. Retrait d’un administrateur. Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui:

a) présente par écrit sa démission au conseil d’administration;
b) décède, devient insolvable ou interdit;
c) cesse de posséder les qualifications requises; ou
d) est destitué par un vote des 2/3 des membres réunis en assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.

21. Rémunération. Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services.

22. Indemnisation. Tout administrateur, ses héritiers et ayants droit sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’Association, indemne et à couvert:

a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et

b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’Association ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

23. Date. Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par mois durant les sessions d’automne et d’hiver.

24. Convocation et lieu. Les assemblées du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire ou par le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d’au moins deux (2) des administrateurs. Elles sont tenues au siège social de l’Association ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d’administration.

25. Avis de convocation. L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration se donne par courrier électronique, par téléphone, par télécopieur ou par une lettre adressée à chaque administrateur à sa dernière adresse connue. Le délai de convocation est d’au moins un (1) jour franc. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l’assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. L’assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation. La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

26. Quorum et vote. Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est de trois (3) administrateurs. Les questions sont décidées à la majorité des voix, le président ayant une voix prépondérante au cas de partage des voix.

27. Président et secrétaire d’assemblée. Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président de l’Association, le secrétaire de l’Association agissant comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée.

28. Procédure. Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et conduit les procédures sous tous rapports.

29. Résolution signée. Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’Association, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

30. Participation par téléphone. Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

DIRIGEANTS

31. Désignation. Les dirigeants de l’Association sont le président, le secrétaire, le trésorier et, le cas échéant, les vice-présidents et tout autre dirigeant dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés de temps à autre par résolution du conseil d’administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes de dirigeants, mais les postes de secrétaire et de trésorier ne peuvent être assumés par le président.

32. Qualification. Les dirigeants doivent être choisis parmi les administrateurs. Un dirigeant qui perd son statut d’administrateur perd automatiquement son statut de dirigeant.

33. Élection. Le président de l’Association est élu par les membres de l’Association lors de l’assemblée annuelle des membres. Le conseil d’administration doit, à sa première assemblée suivant l’assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les autres dirigeants de l’Association.

34. Rémunération. Les dirigeants de l’Association ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services.

35. Délégation de pouvoirs. Au cas d’absence ou d’incapacité d’un dirigeant de l’Association, ou pour toute raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de ce dirigeant à un autre dirigeant ou à un membre du conseil d’administration, mais les postes de secrétaire et de trésorier ne peuvent être assumés par le président.

36. Président. Le président est le dirigeant exécutif en chef de l’Association. Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration.

37. Secrétaire. Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il a la garde du sceau de l’Association, de son registre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs. Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres. Il est responsable de remplir et transmettre les formulaires requis par la loi au registraire des entreprises. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

38. Trésorier. Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres de comptabilité. Il prépare le budget annuel de l’Association. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et déboursés de l’Association, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’Association par les administrateurs. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers de l’Association. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

39. Vice-président aux affaires académiques. Le vice-président aux affaires académiques est responsable des différents dossiers qui concernent l’enseignement et les droits et besoins académiques des membres. Il est entre autres responsable des dossiers relatifs aux programmes d’études, aux évaluations d’enseignement et du personnel enseignant de la Faculté, aux systèmes de notation, à l’encadrement et aux relations professeurs-étudiants. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

40. Vice-président aux affaires externes. Le vice-président aux affaires externes est responsable des rapports entre l’Association et les différents organismes et instances externes. Il est entre autres responsable des relations avec les associations et les fédérations étudiantes de même qu’avec les différents organismes ou organisations impliqués dans le milieu universitaire. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

41. Vice-président aux communications. Le vice-président aux communications est responsable de la diffusion de l’information aux membres de l’Association. Il est entre autres responsable du compte de courrier électronique, de la page web, du journal et du babillard de l’Association. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

42. Vice-président aux étudiants internationaux. Le vice-président aux étudiants internationaux est responsable des dossiers touchant plus particulièrement les membres de l’Association qui possèdent le statut d’étudiant international. Il est entres autres responsable des questions qui concernent le statut d’étudiant international, les droits et obligations liés à ce statut, les frais de scolarité supplémentaires payables par les étudiants internationaux, les bourses d’exemption des frais de scolarité supplémentaires et les questions liées aux visas d’étude et à l’immigration. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

43. Vice-président à la vie étudiante. Le vice-président à la vie étudiante est responsable de la planification et de l’organisation des activités sociales et culturelles de l’Association. Il est entre autres responsable de déterminer le budget de ces activités conjointement avec le trésorier, de contacter les fournisseurs afin d’obtenir les informations et le matériel nécessaire, d’obtenir des soumissions et les présenter au conseil d’administration pour fins d’adoption et de préparer la publicité requise auprès des membres. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

43.1. Vice-président au développement professionnel. Le vice-président au développement professionnel est responsable des dossiers concernant l’emploi et la formation professionnelle des étudiants des cycles supérieurs en droit. Cela inclut, entre autres, la responsabilité d’assurer les relations avec le Centre de développement professionnel, notamment de promouvoir les intérêts des membres, et d’établir des liens avec d’éventuels employeurs et ordres professionnels. Il a aussi la charge d’organiser des activités ou ateliers d’information ou de recrutement impliquant d’éventuels employeurs ou des ordres professionnels. Il remplit en outre toutes les fonctions qui lui sont attribués par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

44. Démission et destitution. Tout dirigeant peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire de l’Association ou lors d’une assemblée du conseil d’administration. À l’exception du président de l’Association, qui ne peut être destitué que par un vote des 2/3 des membres réunis en assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, les dirigeants sont sujets à destitution par une résolution du 2/3 des membres du conseil d’administration.

45. Vacances. Si les fonctions de l’un quelconque des dirigeants de l’Association deviennent vacantes, incluant celles du président, par suite de décès ou de démission ou de toute autre cause, le conseil d’administration, par résolution, peut élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et ce dirigeant reste en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office du dirigeant ainsi remplacé.

COMITÉS SPÉCIAUX

46. Comités spéciaux. Les comités spéciaux sont des comités créés par le conseil d’administration, suivant les besoins, pour une période et pour des buts déterminés. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés, et relèvent du conseil d’administration, auquel ils doivent faire rapport sur demande. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

47. Année financière. L’exercice financier de l’Association se termine le 30 septembre de chaque année ou à toute autre date qu’il plaira au conseil d’administration de fixer de temps à autre.

EFFETS BANCAIRES ET CONTRATS

48. Effets bancaires. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.

49. Contrats. Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont signés par le président et par le secrétaire ou le trésorier, ou par tout autre dirigeant ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration, pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS

50. Modifications. Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition des présents règlements, mais telle abrogation ou modification ne sera en vigueur, à moins que dans l’intervalle elle ne soit ratifiée par une assemblée générale extraordinaire des membres, que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres. Si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de cette assemblée annuelle, elle cessera, mais à partir de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Signé à Montréal, le 13 octobre 2009,

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Ida Ngueng Feze Catherine Tsatoumas
Présidente Secrétaire

Historique des modifications :

ADOPTÉS par le conseil d’administration, le 29 juin 2007;
MODIFIÉS par le conseil d’administration, le 24 septembre 2007 (art. 6);
RATIFIÉS par l’assemblée des membres, le 3 octobre 2007;
MODIFIÉS par le conseil d’administration, le 22 septembre 2008 (art. 47);
RATIFIÉS par l’assemblée des membres, le 1er octobre 2008;
MODIFIÉS par le conseil d’administration, le 14 mai 2009 (art. 5);
RATIFIÉS par l’assemblée des membres, le 13 août 2009.
MODIFIÉS par le conseil d’administration, le 13 octobre 2009 (art.43.1);